Qui dit réunion dit… salle de réunion !
La salle de réunion est considérée comme l’espace le plus important pour la vie d’une entreprise. C’est dans cette pièce que se prennent la majorité des décisions, des enjeux stratégiques majeurs, que sont signés les contrats… C’est peut-être même dans cette salle que vous avez eu, ou que vous aurez, vos entretiens d’embauche.
Quand on dit « salle de réunion » on pense à un espace clos, rigide, où l’atmosphère est sérieuse, tendue où l’on échange une tonne d’informations. C’était le cas, mais depuis un certain moment, les choses changent. Les entreprises comprennent de mieux en mieux qu’optimiser sa salle de réunion, c’est favoriser la productivité. Une salle de réunion efficace permet de favoriser le confort des collaborateurs, maximiser leur créativité et in fine, de créer les conditions propices à la réussite des projets.
Alors, comment optimiser sa salle de réunion ? Quels sont les équipements indispensables ? offissimo vous donne la solution
Les équipements indispensables d’une salle de réunion
Le mobilier
Réunir les collaborateurs c’est bien, mais pas au détriment de leur bien-être. Il faut que chacun ait l’espace nécessaire à son confort pour pouvoir travailler (prendre des notes, entendre tout le monde…). Il faut donc que la distance entre les participants soit suffisante.
Indispensable également, la grande table de réunion. Loin d’être un cliché, elle permet de réunir tous les collaborateurs ensemble autour du sujet.
Une bonne connexion internet
Aujourd’hui il est impensable qu’une salle de réunion soit aménagée sans connexion haut débit via câble ou Wi-Fi.
Surtout à une époque où, à chaque rendez-vous, on partage de longues présentations et des fichiers de plus en plus lourds.
Avec l’avènement du télétravail, les salariés ou votre client peuvent travailler de partout et dans des salles de réunion différentes de la vôtre, hors des locaux. D’où l’intérêt que toutes les salles de réunion soient équipées d’une solide connexion internet pour faciliter la communication entre tous les participants, où que l’on soit.
Équipements de partage de contenu
Les salles de réunion sont des espaces où l’on échange. Des idées, des informations, des objectifs, qu’importe…
Pour que les échanges soient efficaces, vous aurez besoin d’un équipement de partage adapté. Heureusement, ce ne sont clairement pas les options qui manquent.
Vidéoprojecteur avec écran de projection
C’est le combo classique de la conférence. Généralement à un prix abordable, facile d’installation et visible facilement par tous les participants quelle que soit la taille de la salle, le vidéoprojecteur et son écran sont une solution classique pour vous et vos équipes.
La TV est une bonne alternative au vidéoprojecteur avec écran de projection. S’il s’agit d’une TV HD munie de ports HDMI, la qualité sera présente et vous pourrez partager les informations avec succès. Attention cependant, si votre salle de réunion est grande, les participants les plus éloignés doivent quand même voir correctement ce qui est projeté.
Il ne faut pas oublier la touche de sympathie d’un écran TV qui peut servir pendant les pauses pour regarder quelque chose entre collègues.
Tout autant incontournable que le vidéoprojecteur, le fameux « paperboard » est un outil indispensable pour dessiner une kyrielle de schémas au top avec vos participants.
On ne parle pas de la petite tablette numérique qui sert à la lecture, mais plutôt du grand tableau connecté. Il sera l’alternative à la TV et au tableau blanc. Son prix peut être plus élevé que les autres équipements cités plus haut.
Des prises électriques
Logique me direz-vous, pourtant il faut bien penser à leur nombre et leur emplacement. Il faut pouvoir brancher l’ensemble des équipements dont vous disposez, mais il faut aussi penser à votre équipe. Chaque participant puisse brancher son ordinateur portable ou tout autre outil nécessaire.
Ce qui n’est pas indispensable mais qu’il ne faut pas négliger
La déco
Une salle de réunion, au même titre que le reste du bureau, est un espace de travail. Ce qui veut dire que la déco intérieure a un impact sur les salariés. C’est dans cet espace que l’on prend les plus grandes décisions de la boîte. la déco de l’espace de travail a un impact sur la créativité et la productivité des salariés.
Même si la salle de réunion est encore sanctuarisée chez certains, on ne parle pas ici d’installer une immense toile au plafond ni même d’arborer un vitrail aux couleurs de l’entreprise sur toute la hauteur du mur. Non, beaucoup plus simple.
Essayez de privilégier la lumière naturelle et intégrez des plantes à votre espace. Essayez de le personnaliser avec de la peinture ou du papier peint et utilisez des matériaux naturels comme le bois.
Malgré le bruit bien reconnaissable d’une machine à café vous empêchant de parler pendant une quinzaine de secondes à chaque utilisation, il est intéressant d’en avoir une dans sa salle de réunion pour le confort de ceux qui préfèrent réfléchir autour d’une boisson chaude.
Dans les salle de réunion, on a notre matériel avec nous (matériel informatique, sacs peut-être, vestes…). À plusieurs, la salle peut vite devenir un immense bazar sans un peu de rangement. Il est intéressant de songer à avoir un porte-manteau ou des patères accrochées au mur.
